E-fatura Nedir?

E-fatura, dijital ortamda hazırlanan ve iletilen fatura çeşididir. İçeriğinde bir fatura için gerekli olan tüm bilgiler bulunur ancak kâğıt formunda değil, elektronik ortamda oluşturulur ve iletilir. Efatura Maliye bakanlığı tarafından da kabul görmüş ve yasal olan dijital bir belgedir. Müşterilerinize kâğıt fatura vermek hem çevreye zarar verirken hem de vakit kaybını oldukça arttırır. Aynı zamanda kâğıt üzerine basılan fatura oldukça maliyetlidir. Ancak e-fatura sizlere oldukça fazla zaman kazandırır ve maliyeti oldukça düşüktür.

Efatura, kâğıt fatura yerine kullanılan ve Maliye Bakanlığı tarafından yasal olarak kabul edilen elektronik bir belgedir. İşlemlerinizi hızlandırır ve kâğıt kullanımını önemli derecede azaltan bu fatura sisteminde, müşterilerinize ürünün fatura bilgilerini mail yolu ile oldukça hızlı, kolay ve masrafsız bir şekilde iletebilirsiniz. 

E-Fatura Nasıl Oluşturulur?

E-fatura oluşturma süreci, standart bir fatura oluşturma süreci ile neredeyse birebir aynıdır. Ancak bu süreçte standart fatura oluşturmanın aksine dijital bir platform kullanılır. Bir e-fatura oluştururken, faturada olması gereken (ürün fiyatı, KDV, ÖTV vb.), tüm bilgileri girmeniz gerekir. Bu bilgiler arasında fatura tarihine, müşteri bilgilerine, satın alınan ürün ya da hizmet bilgilerine ve ödenen tutara kadar birçok bilgi bulunur. Platformdan oluşturduğunuz e-faturanızı müşterinize ister mail yoluyla ister mesaj yoluyla, olabilecek en hızlı şekilde iletebilirsiniz.

E-Fatura Avantajları

E-fatura avantajları işletmeler için oldukça önemlidir. Efatura kullanımı hem işletmeler için hem de bireysel kullanıcılar için oldukça karlı bir sistemdir. Günümüz teknoloji çağında bildiğiniz üzere her şey elektronik aletler ve internet üzerinden dönüyor. İnsanlar artık vakit kazanmanın çok kolay bir yolu olan elektronik fatura sistemini tercih ediyor. Araba sigortası poliçelerinden tutun, internetten yaptığınız işlemlere kadar her şey artık e-fatura olarak e-posta yoluyla iletilir. Peki bu e faturanın avantajları neler, gelin aşağıdaki maddelerden tek tek bakalım.

• Çevre Dostu
• Zaman Tasarrufu
• Maliyet Tasarrufu
• Verimlilik

Bunlar e-faturanın işletmenize sunduğu en büyük avantajlardan yalnızca birkaçıdır. Şimdi siz değerli işletme sahiplerine bu maddeleri kıs ve öz bir şekilde açıklayacağız.

Çevre Dostu

Dünyamız oldukça verimli bir gezegendir ancak tükenebilir kaynaklar insanoğlunun elini kolunu her geçen gün bağlamaktadır. Tükenebilir kaynakların harcanmasını minimuma indirmek çevre için, çocuklarımız için yapabileceğimiz en büyük iyiliktir. E-fatura da bu yöntemlerden birisidir. E fatura kullanımı, kâğıt tüketimini azaltır ve dolayısıyla doğal kaynakları korur.

Zaman Tasarrufu

Günümüz hız çağında artık kimse herhangi bir işin çok fazla vakit almasını ve uğraş gerektirmesini istemiyor. E-fatura sistemi ile müşterilerinize, satın aldıkları ürünün faturalarını e-posta yolu ile göndererek hem onları uğraştan kurtarmış olursunuz hem de vakit kazancınızı arttırırsınız.

Maliyet Tasarrufu

Kâğıt bildiğiniz üzere günden güne fiyatı artan bir araçtır. Aynı zamanda bir fatura çıkarmak için gerekli olan tek şey kâğıt da değil; yazıcı, kartuş vb. ürünlerdir. Bunların maliyetinden tamamen kurtulmak için E-fatura sistemi oldukça mantıklı bir tercih olacaktır.

Verimlilik

İşletmenizde kullanacağınız herhangi bir e fatura sistemi, veri girişi hatalarını azaltır ve muhasebe süreçlerini otomatikleştirir. Otomatikleşen sistem sayesinde işletmenizin verimliliği de olumlu bir şekilde etkilenir.

E-Fatura Uygulamasının Kurulumu

E-fatura uygulamasının kurulumu birbirinden basit ve sizleri hiçbir şekilde uğraştırmayacak iki işlemden oluşmaktadır. Bu işlemler: yazılım seçimi ve entegrasyon sürecidir. Bu iki işlemi dikkatli şekilde yaptığınızda sizler de işletmenize bir e fatura sistemini kolay şekilde kurabilirsiniz. Bu iki işlemi nasıl yapacağınıza dair önemli noktaları aşağıda sizlerle paylaştık.

Yazılım Seçimi

E-fatura uygulamasını kurmadan önce uygun bir yazılım seçimi yapmanız gerekmektedir. Güvenilir ve kullanıcı dostu bir yazılım seçmek, e-Fatura süreçlerinin düzgün bir şekilde yönetilmesini sağlar. Yazılım seçerken, kullanıcı yorumlarını, özellikleri ve hizmet sağlayıcılarının desteğini göz önünde bulundurmak önemlidir.

Entegrasyon Süreci

E-Fatura uygulamasını işletme süreçlerine başarılı bir şekilde entegre etmek, sürecin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlar. Mevcut sistemlerin ve diğer yazılımların e-Fatura uygulaması ile uyumlu olması için entegrasyon sürecinde dikkatli olunması gerekmektedir. Bu süreçte verilere erişim yetkileri, veri senkronizasyonu ve entegrasyon testleri gibi faktörler dikkate alınmalıdır.

E-Fatura Hakkında Yasal Düzenlemeler ve Güvenlik

E-Fatura uygulaması, Türkiye’de Vergi Usul Kanunu’nun ilgili maddelerine göre yasal düzenlemeler ile desteklenmektedir. Bu düzenlemeler, işletmelerin fatura süreçlerini dijital ortama taşıyarak güvenlik ve hız avantajları sağlamayı amaçlamaktadır. Birçok ülkede olduğu gibi Türkiye’de de elektronik fatura kullanımı zorunlu hale getirilmiştir. Bu zorunluluk, işletmelerin kâğıt kullanımını azaltarak çevreye katkıda bulunmasını hedeflemektedir. Ayrıca e-fatura uygulaması sayesinde doğru ve güncel verilerin kullanılmasıyla maliyetlerin düşmesi ve iş süreçlerinin daha verimli hale gelmesi sağlanmaktadır. E Fatura uygulamasıyla işletmeler, faturalarını güvenli bir şekilde dijital ortamda oluşturabilmekte, saklayabilmekte ve e-posta ile gönderebilmektedir.

Yasal düzenlemeler sayesinde efatura uygulamasında kullanılan dijital imza ve sertifika gibi güvenlik önlemleri de yer almaktadır. Bu sayede, faturaların orijinalliği ve bütünlüğü korunmaktadır. Ayrıca fatura verilerinin yetkisiz erişime karşı korunması sağlanmaktadır. Dolayısıyla, işletmeler e fatura uygulamasına geçerek verilerini güvence altına almakta ve maddi kayıpların önüne geçmektedir.

Yasal düzenlemeler ve güvenlik avantajları, işletmelere e-fatura sistemine geçme konusunda bir motivasyon kaynağı olmaktadır. Bununla birlikte, geçiş sürecinde uyulması gereken kurallar ve süreçler bulunmaktadır. İşletmeler, bu uygulamayı kurarken bütün süreçleri dikkate almalı ve doğru adımlar atmalıdır.

E-Fatura Kimler Tarafından Kullanılır?

Tüm firmaların e-fatura kullanması teşvik edilse de belirli bir ciroya sahip olan firmaların bilhassa kullanması zorunlu tutulmuştur. Bu cironun üzerindeki firmaların, e-fatura kullanmaları mevzuatla birlikte zorunlu hale getirilmiştir. Bunun yanı sıra e-ticaret siteleri ve serbest meslek sahipleri de e-fatura kullanabilmektedir.

Örnek Bir e-Fatura Süreci

Siz kıymetli işletme sahiplerinin e-fatura sürecini ve nasıl yapıldığını daha rahat bir şekilde anlayabilmeniz için örnek bir e fatura süreci oluşturduk. Bu sürecin içerisinde fatura oluşturma, fatura gönderme ve onay maddeleri vardır. Bu maddeler ile sizler için oluşturduğumuz örnek süreci aşağıda görebilirsiniz.

Fatura Oluşturma

E-Fatura uygulaması ile fatura oluşturma süreci oldukça kolaylaşır. İlgili alanları doldurarak fatura bilgilerinin girilmesi, işletmelerin manuel işlemlere harcadığı zamanı önemli ölçüde azaltır.

Fatura Gönderme ve Onay

E fatura uygulaması, faturaların hızlı ve güvenli bir şekilde gönderilmesini sağlar. Fatura oluşturma sürecinden sonra, elektronik olarak faturaların alıcılara iletilmesi ve onaylanması mümkün olur. Bu süreç işletmelerin müşterileriyle daha hızlı iletişim kurmasını ve ödemelerin daha hızlı gerçekleşmesini sağlar.

E-Fatura Uygulamasının Geleceği

E-Fatura uygulamasının gelecekte işletmeler için çok daha önemli bir pozisyona geleceği öngörülmektedir. Gelişen teknolojiler ile işletmelerin bu uygulamaya daha fazla ilgi göstermesi beklentiler dahilindedir. E-Fatura süreçlerinin git gide otomatikleştirilmesi, mobil cihazlara kolay bir şekilde entegre edilebilmesi ve yapay zekâ destekli çözümler gibi yeni özelliklerin gün yüzüne çıkmasıyla birlikte, işletmelerin verimliliklerinin önemli derecede artması ve dijital dönüşüm yolunda önemli adımlar atması da beklentiler arasındadır.

E-Fatura Özet

E-fatura; iş süreçlerini hızlandırmak, maliyetleri azaltmak ve çevreye olan zararlı etkileri minimize etmek için mükemmel bir yol olabilir. Bu nedenle, işletmelerin dijitalleşmeye uyum sağlaması ve e-fatura sistemi benimsemesi şiddetle tavsiye edilir. E-fatura kullanımı, işletmelerin çok daha verimli, daha ekonomik ve daha çevre dostu hale gelmesine yardımcı olur.